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Ihre Daten – Aufbewahrung, Export und Löschung

Wie lange Konvuno Gespräche und Leads aufbewahrt, wie Sie alles herunterladen und wie Sie ein Unternehmen oder Ihr Konto endgültig löschen.

Daten und Aufbewahrung beantwortet drei Fragen: wie lange Konvuno aufbewahrt, was Ihre Besucher geschrieben haben, wie Sie eine Kopie von allem bekommen und wie Sie es löschen.

Wie lange Konvuno Ihre Daten aufbewahrt

Die Aufbewahrungsrichtlinie
Die Aufbewahrungsrichtlinie

Was Aufbewahrt für
Gespräche, ihre KI-Zusammenfassungen und die daraus erfassten unbeantworteten und abgelehnten Fragen 90 Tage ab Beginn des Gesprächs – 30 Tage bei Unternehmen, die Konvuno als Klinik eingerichtet hat
Leads Bis Sie sie löschen
Alles, was Sie eingerichtet haben – FAQs, Katalog, Widget, Team Solange das Unternehmen besteht

Das gilt für jedes Unternehmen gleich, und es gibt keine Einstellung, um es zu ändern. Konvuno entfernt alte Gespräche jede Nacht automatisch.

Was das in der Praxis bedeutet:

  • Nach 90 Tagen bleibt ein Lead im Bereich Leads, aber sein Link zum Gespräch verschwindet, weil das Gespräch weg ist.
  • Die Übersicht kann nur Gespräche der letzten 90 Tage zählen – siehe Mit dem Zeitraum davor vergleichen.
  • Das Entfernen alter Gespräche gibt Ihrem Tarif nichts zurück: Die verbrauchten Gespräche werden für die Abrechnung getrennt gezählt.

Tipp

Brauchen Sie Unterlagen für länger – etwa für Ihre Buchhaltung oder einen Streitfall? Exportieren Sie Ihre Daten regelmäßig (siehe unten) oder laden Sie die Liste im Bereich Leads als CSV herunter.

Ihre Daten exportieren

Export als JSON
Export als JSON

Nur ein Besitzer kann exportieren. Für ein Mitglied ist der Button ausgegraut.

  1. Klicken Sie auf Exportieren.
  2. Warten Sie, solange „Ihr Export wird vorbereitet…“ angezeigt wird – lassen Sie den Tab geöffnet. Bei einem großen Unternehmen kann das eine Minute dauern.
  3. Ihr Browser speichert eine Datei, deren Name mit konvuno-export- beginnt, gefolgt von der ID Ihres Unternehmens, und auf .json endet.

Die Datei enthält alles, was Ihr Unternehmen in Konvuno hat: das Unternehmensprofil, das Team und die Einladungen, FAQs und Quellen, den Katalog und seine Importe, die Einstellungen des Widgets (jede veröffentlichte Version) und die erlaubten Domains, Gespräche mit jeder Nachricht, Leads, Übergaben, unbeantwortete und abgelehnte Fragen, Website-Scans und Support-Anfragen – dazu eine Liste Ihrer hochgeladenen Dateien, etwa Logos und Katalogdateien.

Sie enthält nicht die Passwörter oder Schlüssel verbundener Shops, die internen Sicherheits- und Abrechnungsdaten von Konvuno und auch nicht die hochgeladenen Dateien selbst.

Hinweis

JSON ist ein Format für Sicherungskopien und für Entwickler, nicht zum Lesen. Um mit Ihren Daten in einer Tabelle zu arbeiten, nutzen Sie stattdessen die CSV-Downloads auf den Seiten Leads und Übersicht – siehe Die Übersicht exportieren.

Haben sich Ihre Daten geändert, während sie gesammelt wurden – zum Beispiel ist ein neues Gespräch hereingekommen –, bricht der Export mit „Ihre Daten haben sich während des Exports geändert. Starten Sie den Export erneut.“ ab. Klicken Sie erneut auf Exportieren.

Ein Unternehmen löschen

Die Gefahrenzone
Die Gefahrenzone

Unternehmen löschen entfernt dieses Unternehmen und alles darin, für jedes Mitglied und endgültig. Nur ein Besitzer kann das tun.

  1. Denken Sie daran, vorher Ihre Daten zu exportieren – es gibt keinen Weg zurück.
  2. Klicken Sie unter Gefahrenzone neben Unternehmen löschen auf Löschen.
  3. Geben Sie den Namen des Unternehmens genau so ein, wie er angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Unternehmen löschen.

Die Löschung bestätigen, indem Sie den Namen des Unternehmens eingeben
Die Löschung bestätigen, indem Sie den Namen des Unternehmens eingeben

Was passiert:

  • Hat das Unternehmen ein Abonnement, wird es sofort gekündigt – nicht erst zum Monatsende.
  • Das Widget verschwindet von Ihrer Website, und jedes Mitglied verliert den Zugang.
  • Gespräche, Leads, FAQs, der Katalog, das Widget und das Team werden gelöscht.
  • Sie landen bei Ihrem nächsten Unternehmen oder, wenn es Ihr letztes war, auf der Seite, auf der Sie ein neues anlegen.

Meldet Konvuno „Die Löschung läuft noch. Neue Einträge sind gesperrt. Klicken Sie erneut auf „Unternehmen löschen“, um fortzufahren.“, wird ein großes Unternehmen noch aufgeräumt: Klicken Sie erneut auf Löschen, um den Vorgang abzuschließen. Meldet es, dass Ihr Abonnement nicht gekündigt werden konnte, wurde nichts gelöscht – warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut.

Tipp

Möchten Sie nur eine Weile nicht zahlen? Kündigen Sie das Abonnement stattdessen – alles bleibt erhalten, und Sie können jederzeit zurückkommen.

Ihr Konto löschen

Konto löschen entfernt Sie aus Konvuno. Jeder kann sein eigenes Konto löschen, Besitzer wie Mitglied.

  1. Klicken Sie unter Gefahrenzone neben Konto löschen auf Löschen.
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Konto löschen.

Was passiert:

  • Jedes Unternehmen, in dem Sie die einzige Person sind, wird gelöscht, samt Abonnement – wie oben beschrieben.
  • Jedes Unternehmen, das einen weiteren Besitzer hat, verlassen Sie. Es läuft mit diesem weiter, samt Widget, Daten und Abonnement.
  • Unternehmen, in denen Sie Mitglied sind, verlassen Sie.
  • Ihre Anmeldung wird entfernt, ebenso die Support-Anfragen, die Sie gesendet haben.

Achtung

Konvuno löscht Ihr Konto nicht, solange ein Unternehmen, dessen Besitzer Sie sind, Mitglieder, aber keinen weiteren Besitzer hat – es zu löschen würde ihnen ihr Unternehmen wegnehmen, und es zu verlassen ließe niemanden zurück, der es führen kann. Das Dashboard meldet dann „Eines Ihrer Unternehmen hat Mitglieder, aber keinen weiteren Besitzer. Machen Sie eines davon zum Besitzer oder entfernen Sie die Mitglieder, und versuchen Sie es dann erneut.“ Machen Sie eines der Mitglieder unter Mitglieder und Zugang zum Besitzer oder entfernen Sie sie, und versuchen Sie es erneut.

So nutzen es andere Unternehmen

  • Ein Café, das für immer schließt, exportiert seine Daten für die Unterlagen und löscht dann das Unternehmen.
  • Eine freiberufliche Webdesignerin, die das Widget einer Kundin eingerichtet hat, macht die Kundin zur Besitzerin und löscht ihr eigenes Konto; das Unternehmen bleibt bei der Kundin.
  • Eine Klinik teilt Patienten in ihrer Datenschutzerklärung mit, dass Chat-Verläufe nach 30 Tagen gelöscht werden.
  • Ein Einzelhändler lädt seine Leads jedes Quartal als CSV herunter, weil er Kundendaten länger als 90 Tage aufbewahrt.